Tietosuojaseloste

Luotu 16.6.2023

 

Tietosuoja pähkinänkuoressa

Tässä tietosuojalausunnossa kuvataan, miten Ajotek Oy (”Ajotek”) käsittelee asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja.

• Keräämme henkilötietojasi, kun asioit verkkosivustollamme, tilaat uutiskirjeemme tai asioit muutoin kanssamme.
• Keräämämme tiedot voivat olla sellaisia, joita annat itse verkkosivuston tarjouspyyntöjen yhteydessä tai kampanjaan osallistumisen yhteydessä. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja, jotka tallentuvat samalla, kun käytät verkkopalveluamme (esimerkiksi evästeet, sijaintitiedot ja IP-osoitteet). Nämä tiedot ovat yleensä yhdistettävissä sinuun ainoastaan lisätietojen avulla.
• Käsittelemme henkilötietojasi tarjousten toimittamiseksi, asiakashallinnan ja palvelujemme toteuttamiseksi sekä kehittämiseksi. Kerättyjen tietojen käsittely auttaa meitä analysoimaan asiakkaidemme mieltymyksiä ja toiveita.
• Käsittelemme henkilötietojasi tarjotessamme sinulle asiakaspalvelua ja lähettäessämme asiakasviestintää. Lisäksi lähetämme sinulle lain sallimissa rajoissa suostumuksen tai asiakkuuden perusteella sähköistä suoramarkkinointia ja kohdennamme henkilötietojesi käsittelyn avulla sinulle juuri sinua kiinnostavaa markkinointia esimerkiksi verkkosivustomme Meta-pikselin ja LinkedIn Insight Tagin avulla.
• Kunnioitamme yksityisyydensuojaasi kaikessa suorittamassamme käsittelyssä. Käsittelemme mahdollisuuksien mukaan pseudonimisoituja tietoja ja segmenttitietoja. Emme käsittele sinuun yhdistettävissä olevia tietoja, ellei se ole välttämätöntä käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
• Voit itse vaikuttaa siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, oikeus saada pääsy henkilötietoihisi sekä oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen, rajoittamiseen sekä siirtämiseen toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.
• Tietosuoja-asioissa voi ottaa yhteyttä sähköpostilla osoitteesta noora.murremaki@ajotek.fi.

  

1. Rekisterinpitäjä

Ajotek Oy
Y-tunnus: 0978001-5
Osoite: Laivurinkatu 43 A 6, 00150 Helsinki

  

2. Yhteyshenkilö

COO Noora Murremäki
Sähköposti: noora.murremaki@ajotek.fi

 

3. Mitä henkilötietojasi käsittelemme

Käsittelemme seuraaviin tietoryhmiin liittyviä tietoja ja niiden muutostietoja verkkosivuston yhteydessä:

 

3.1 Tarjoyspyyntöjä ja asiakkuutta koskevat tiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Tarjouspyyntöjesi sisältö ja tilaushistoriaasi koskevat tiedot
• Reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien rekisteröidyn rekisterinpitäjään liittyvä toiminta sosiaalisen median palveluissa
• Ajotekin muiden palvelujen käyttämistä koskevat tiedot, kuten uutiskirjeen tilaamista koskevat tiedot sekä arvontoihin ja kilpailuihin osallistumiseen liittyvät tiedot
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Sinulle kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden käyttö, tiedot siitä, oletko avannut uutiskirjeitämme

 

Henkilötietoja voidaan yhdistellä myös muiden palvelujen kautta kerättyihin tietoihin.

 

4. Onko tietoja pakko antaa?

Tarvitsemme tarjouspyyntöjen yhteydessä kerättyjä henkilötietojasi tarjousten täytäntöönpanemiseksi. Lisäksi tiettyjen henkilötietojen, kuten suoramarkkinointilupiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiimme.

Tiettyjen henkilötietojen antamatta jättäminen voi johtaa siihen, että emme voi toimittaa tarjoustasi. 

  

5. Mistä henkilötietojasi kerätään

Keräämme henkilötietojasi erityisesti sinulta itseltäsi, kun annat tietoja asioidessasi Ajotekin verkkosivustolla. Voit antaa itsestäsi tietoja esimerkiksi tarjouspyyntölomakkeen täyttämisen yhteydessä. Keräämme henkilötietoja myös kampanjoiden ja asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä sekä silloin, kun tilaat uutiskirjeemme.

Lisäksi keräämme henkilötietojasi käyttämiesi päätelaitteiden välityksellä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

 

6. Mitä tarkoitusta varten henkilötietojasi kerätään ja käsitellään?

 

6.1 Asiakashallinta ja palveluiden tarjoaminen

Käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen. Tarvitsemme henkilötietojasi palveluidemme toteuttamiseksi, kuten tarjousten toimittamiseen.

Järjestämme arvontoja ja kilpailuja, joiden toteuttamiseksi käsittelemme henkilötietojasi. Lisäksi käsittelemme tietojasi alennusten ja etujen tarjoamiseksi sekä reklamaatioiden, virhetilanteiden ja muiden häiriötilanteiden selvittämiseksi.

 

6.2 Asiakasviestintä, markkinointi ja profilointi

Käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Lisäksi käytämme henkilötietojasi Ajotekin suoramarkkinointia ja muuta markkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi.

Jotta voimme tarjota kiinnostavia sisältöjä, voimme kohdentaa markkinointiviestintäämme analysoimalla ja profiloimalla rekisterissämme käsiteltäviä tietoja, kuten tarjouspyyntötietoja ja palveluidemme käyttötietoja. Emme suorita automaattista päätöksentekoa profiloinnin avulla tai muutoin.

 

6.3 Palveluiden kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja myös palveluidemme ja muun liiketoimintamme analysointiin ja kehittämiseen sekä tilastointitarkoituksiin.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja mahdollisten väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.

 

7. Mitkä ovat käsittelyn oikeusperusteet?

 

7.1 Oikeutettu etu

Oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu osin asiakassuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Käsittelemme tietojasi esimerkiksi palvelujen tarjoamiseksi, markkinoinnin lähettämiseksi ja tuotteidemme myymiseksi siinä määrin kuin se on tarpeellista näiden toimenpiteiden suorittamiseksi. Käsittelemme henkilötietojasi myös profiilien luomiseksi ja markkinoinnin lähettämiseksi oikeutetun edun perusteella.

Olemme arvioineet tietosuojalainsäädännön ja viranomaisohjeistusten edellyttämällä tavalla, että sinun etusi, perusoikeutesi tai vapautesi eivät syrjäytä tätä oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietojasi tässä tietosuojalausunnossa kuvatulla tavalla. Voit halutessasi käyttää tämän selosteen kohdissa 11 kuvattuja oikeuksiasi, mikäli haluat vastustaa tai rajoittaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä.

 

7.2 Sopimus

Käsittelemme henkilötietojasi myös sinun ja meidän välillämme solmitun sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. Sinun ja Ajotekin välillä solmitaan sopimus, kun hyväksyt toimitusehtomme ja tilaat tuotteitamme.

 

7.3 Suostumus

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella siltä osin, kuin pyydämme suostumustasi sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi. Käsittelemme myös evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla kerättyjä henkilötietojasi evästeiden asettamista koskevan suostumuksen perusteella.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön tai sähköisen suoramarkkinoinnin osalta markkinointiviesteistä löytyvän linkin kautta.

 

7.4 Lakisääteinen velvoite

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, kun käsittelemme tietojasi kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi tai luovutamme tietoja viranomaisille.

 

8. Mille tahoille siirrämme tai luovutamme henkilötietoja?

Luovutamme henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Jaamme asiakasdataa kolmansille osapuolille, jotka tuottavat palveluita puolestamme.

Luovutamme henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, kuten varastolle ja kuljetusliikkeille.

Luovutamme henkilötietoja Netvisorin tarjoamaan taloushallintajärjestelmään ja tuotamme asiakaspalvelutoiminnot Netvisorin asiakas- ja taloushallintajärjestelmän kautta.

Luovutamme tarpeen tullen henkilötietoja myös tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, kuten toimivaltaisille viranomaisille.

Siirrämme henkilötietoja IT-palveluntarjoajille tietojen säilyttämiseksi ja käsittelemiseksi ohjeidemme mukaisesti Ajotekin määrittelemiin tarkoituksiin ja Ajotekin lukuun.

 
9. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Yrityksen verkkopalvelu sijaitsee suomalaisilla palvelimilla. Verkkosivujen käyttäjätietoja kuitenkin tallennetaan Google Analytics -palveluun, joka voi sijaita myös ETA-alueen ulkopuolella. Muutoin henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

10. Miten kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai sopimusvelvoitteidemme sekä lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi.

• Säilytämme tilaustietoja sekä asiakaspalvelun yhteydessä kerättyjä tietoja kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin olet viimeisen kerran asioinut verkkosivustollamme, jättänyt tarjouspyynnön tai asioinut asiakaspalvelumme kanssa.
• Säilytämme kaikki kirjanpitovelvoitteidemme noudattamiseksi tarpeelliset henkilötiedot kuusi (6) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolloin tiedot on kerätty. Kuuden vuoden säilytysaika koskee myös kaikkia arvontoihimme ja kilpailuihimme osallistuneiden voittajien henkilötietoja. Sen sijaan muiden arvontoihin ja kilpailuun osallistuneiden henkilötietoja säilytetään kaksi (2) vuotta arvonnan tai kilpailun ajankohdan jälkeen.
• Jos olet tilannut uutiskirjeemme, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa. Jos peruutat uutiskirjeen tilauksen eli peruutat suostumuksesi sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen, lopetamme uutiskirjeen toimituksen sinulle ilman aiheetonta viivytystä, mutta säilytämme peruutuksen jälkeen tietoa markkinointikiellosta niin kauan kuin henkilötietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin esimerkiksi verkkokaupassa asioinnin perusteella.
• Säilytämme evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla kerättyjä henkilötietojasi kahden (2) vuoden ajan.

11. Rekisteröidyn oikeudet: Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle oikeuksia, jotka on kuvattu alempana. Nämä oikeudet vahvistavat yksityisyydensuojaasi ja antavat sinulle mahdollisuuden kontrolloida omien henkilötietojesi käsittelyä.

Toimitamme sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa yhteydenotostasi tiedot toimenpiteistä, joihin olemme ryhtyneet oikeuksiesi toteuttamiseen liittyvien pyyntöjen johdosta.

Jos esität useita pyyntöjä tai jos pyyntösi on erityisen monimutkainen, voimme tarpeen mukaan jatkaa vastauksen määräaikaa enintään kahdella (2) kuukaudella. Ilmoitamme sinulle erikseen tällaisesta viivästymisestä.

Voit esittää tässä kohdassa 11 kuvattua oikeutta koskevan pyynnön tämän lausunnon kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle postitse tai sähköpostitse.

Huomaathan, että voimme tarpeen mukaan pyytää sinua toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

 

11.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus saada tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ellet erityisesti pyydä muuta toimitustapaa, jonka voimme kohtuudella toteuttaa.

Voimme periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, jos pyydät useampia jäljennöksiä tai jos esität pyyntöjä toistuvasti.

Emme voi antaa sinulle tietoja, jotka voisivat paljastaa liikesalaisuuksia tai loukata toisen henkilön oikeuksia tai vapauksia. Emme esimerkiksi luovuta muiden henkilöiden henkilötietoja pyynnöstäsi huolimatta.

 

11.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.

 

11.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan itseäsi koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

• henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin (esimerkiksi jos henkilötietojasi ei enää tarvita asiakashallintaan, kirjanpitoon tai muihin vastaaviin tarkoituksiin);
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti; tai
• henkilötietosi on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

11.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan erillisellä suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:

• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• henkilötietojesi käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;
• emme tarvitse enää henkilötietojasi tämän selosteen kohdassa 6 kuvattuihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi;

tai

• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme sinun vastustamisesi perusteet.

 

11.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin olet itse toimittanut henkilötietosi meille esimerkiksi verkkopalvelumme lomakkeella, sinulla on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, niiltä osin kuin olemme käsitelleet henkilötietojasi automaattisesti ja käsittely perustuu joko suostumukseesi (esimerkiksi sähköisen suoramarkkinoinnin osalta) tai henkilötietojesi käsittely on tarpeen sopimuksen, kuten verkkosivuston käyttäjäsopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Sinulla ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään meidän oikeutetun etumme perusteella.

 

12. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää suorittaa tämän vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

 

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on loukattu tietosuojalainsäädäntöön ja erityisesti tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi.

 

14. Miten huolehdimme henkilötietojesi turvallisuudesta?

Henkilötietojen asianmukainen suojaaminen on meille äärimmäisen tärkeää. Keräämme tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Ajotekin käytössä olevissa lukituissa toimitiloissa.

 

15. Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme (www.ajotek.fi) evästeitä (cookies), Meta-pikseliä, LinkedIn Insight Tagia ja muita vastaavia tekniikoita palvellaksemme asiakkaitamme mahdollisimman hyvin. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka voidaan toimittaa päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivustollamme. Käytämme evästeitä verkkopalvelumme toiminnallisuuksien mahdollistamiseksi, kuten kirjautumisen ja ostoskoriominaisuuden toteuttamiseksi. Evästeet helpottavat, parantavat ja nopeuttavat verkkosivujemme selausta ja käyttäjäkokemusta.

Evästeiden avulla keräämme tietoja käyttämistäsi päätelaitteista ja käyttäytymisestäsi palvelussamme, kuten tietoja siitä, miltä sivulta olet saapunut palveluumme, mitä selainta käytät tai milloin ja mitä palvelun osiota olet selannut. Käytämme näitä tietoja esimerkiksi verkkopalvelumme käyttömukavuuden kehittämiseen, kävijädatan analysoimiseen, asiakastutkimukseen, sisältöjen personointiin sekä viestinnän ja markkinoinnin kohdentamiseen ja mainonnanhallintaan. Saatamme sinua mahdollisesti kiinnostavien tuotteiden määrittämiseksi kerätä tietoja avaamistasi sivuista tai ostamistasi tuotteista, jotta voimme markkinoida asiaankuuluvia palveluja sinulle. Meta-pikselin avulla voimme kohdentaa sinulle kiinnostavaa markkinointia myös Facebookissa ja LinkedIn Insight Tagin avulla LinkedInissä.

Sinulla on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö kokonaan tai osittain muuttamalla selaimesi asetuksia. Voit halutessasi myös poistaa aiemmin tallentuneet evästeet. Huomaathan, että evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkosivustomme ja palvelujemme niiden osien tai toimintojen käyttämiseen tai jopa estää ne kokonaan.

 

16. Muutokset tähän tietosuojalausuntoon

Voimme ajoittain tehdä muutoksia tietosuojakäytäntöihimme esimerkiksi omien toimintatapojemme tai lainsäädännön ja tulkintakäytäntöjen muutosten perusteella. Suosittelemme, että tutustut tietosuojainformaatioomme säännöllisesti, jotta saat kattavat tiedot mahdollisesti tehdyistä muutoksista.

Kun muutamme tietosuojakäytäntöjämme, ilmoitamme muutoksista verkkosivustollamme.